Harkitsetko uuden varavoimajärjestelmän hankintaa ja varavoimahankinnan kilpailutus on sinulle ajankohtaista ennemmin tai myöhemmin? Varavoimajärjestelmän hankinta on aina iso satsaus, jonka takia on äärimmäisen tärkeää, että kohteeseen asennettava koneikko on kaikin puolin sopiva juuri sille ajateltuun kohteeseen ja se palvelee täydellisesti käyttötarkoitustaan. Haluamme, että hankintasi menee kerralla oikein, eikä lisätöitä tai -asennuksia eli lisäkustannuksia sinulle ilmaannu. Kokosimme kattavan tietopaketin varavoimajärjestelmän kilpailutuksesta, jotta voit tunnistaa ja ohittaa kilpailutuksen sudenkuopat.
Varavoimahankinnan kilpailutuksessa huomioitavat asiat
Hankintoja ja kilpailutuksia tehdessä on olennaista muistaa, että palveluita tai tuotteita hankitaan käyttötarkoitukseen soveltuvana niiden vaikuttavuuden ja niistä saatavien hyötyjen vuoksi. Hankintojen tulee olla tarvelähtöisiä, yrityksen tai yhteisön elämää helpottavia ja/tai tuottavuutta kehittäviä.
Tasavertaisuus on avaintekijä. Näin kaikilla osallistumisvaatimukset täyttävillä tarjoajilla on yhdenvertaiset mahdollisuudet tarjota pyydettyä kokonaisuutta. Kannattaa huomioida myös tarjoajien osallistumis- ja laatuvaatimukset. Kilpailuun osallistuvien yritysten tulee täyttää yhteiskunnallisen yrityksen tai vastaavasti toimivan yrityksen tunnuspiirteet, johon voidaan vastata esimerkiksi Vastuugroup.fi-palvelusta saatavalla tarjoavaa yritystä koskevalla todistuksella. Ympäristöasioiden huomioiminen on myös yksi tärkeä laatukriteeri näiden lisäksi hankittavasta palvelusta tai kokonaisuudesta riippuen.
Hankintaohjelman teknisen määrittely tulee olla aina sellainen, jotta tarjoukset voidaan teknisesti vertailla ja todeta niiden teknisten asioiden täyttyminen ennen varsinaisen hankintapäätöksen tekemistä. Tällöin voidaan varmistua, että valittu toimittaja on täyttänyt kaikki vaaditut ehdot.
Hinta ei saa olla ainoa valintakriteeri, vaan tuotteen tai palvelun laadun sekä hankinnan kestävyyden arvojen tulee olla myös valintaan vahvasti vaikuttavia tekijöitä. Hinnalla on tietysti aina suuri merkitys, mutta usein laitteiston laatu elinkaariajattelussa sekä sen sopivuus hankintaan liittyvissä tarpeissa ei mene käsi kädessä hankittavan hinnan kanssa. Siksi muitakin vertailuperusteita olisi aina hyvä olla mukana päätöksenteossa.
Anna tarjoajille riittävästi aikaa tutustua tarjouspyyntöön ja sen liitteisiin. Varaa aikaa myös mahdollisen katselmuksen järjestämiseen. Kilpailutus kannattaa laittaa vireille ”liian aikaisin”, jotta aikataulu tarjouksien laadintaan on riittävä hankinnan laajuuteen nähden. Näin aikapainetta tarjouslaskennassa ei pääse syntymään tarpeettomasti. Silloin saat tarkkaan harkitun tarjouksen etkä nopeasti kasaan kyhättyä tekelettä.
Mahdolliset ongelmat kilpailutuksessa
Ongelmaksi voi muodostua, ettei tunneta teknisestä näkökulmasta sitä tarvetta, johon kilpailutusta/tarjouspyyntöä ollaan julkaisemassa. Jos tekniset asiat tai palvelun laajuus eivät ole tiedossa tai niistä ei ole varmuutta, on vaarana, että tarjouspyynnöstä tulee liian suppea. Varavoimahankinnan kilpailutuksessa liian suppea tarjouspyyntö tarkoittaa, että se pitää sisällään vain muutaman teknisen yksityiskohdan, kuten teholuokan ja laitteen mallin. Ongelmana näissä tilanteissa on, että se antaa tarjoajille mahdollisuuden tarjota melkeinpä mitä tahansa. Tällainen tarjous täyttää vain muutamat pyydetyt pääkriteerit, mutta tarjouksen laitteisto ei ole asiakkaalle muutoin tarkoitukseen sopiva. Tämä ja muut mainitut asiat tekevät tarjousten vertailusta vaikeaa tai lähes mahdotonta.
Tarjouksien vertailu ja hankintamäärittelyjen täyttymisen varmistaminen on hankalaa, jos ei hankittavan palvelun, laitteen tai kokokonaisuuden kaikkia vertailtavia ja vaadittavia yksityiskohtia tunneta. Tarjoajien näkökulmasta ajateltuna yksinkertainenkin, mutta yleisajatuksena teknisesti vaativa hankintaohjelma voi usein vaatia hankinnan laatijalta myös erillisen suunnittelutoimiston palkkaamisen hankintaohjelmamateriaalin laatimiseksi. Tämä tietää aina lisäkustannuksia hankinnan laatijalle.
Ladattava hankintaohjelma voi auttaa
Sinä olet asiantuntija omalla alallasi ja omassa työssäsi. Sinun ei tarvitse tietää varavoimakoneen tekniikasta yhtään mitään, siihen on olemassa omat asiantuntijat. Halusimme kuitenkin auttaa ja tehdä kilpailutuksen sinulle entistä helpommaksi. Kehitimme perusmallisten varavoimakoneiden hankintoihin ladattavan ja helposti muokattavan hankintaohjelman. Sen avulla saadaan tuotettua kyseiseen tarpeeseen soveltuva, tarjoajille tasavertainen ja hankinnan tekijälle helposti vertailtava kokonaisuus.
Voit hankinnan laatijana luoda hankintaohjelmamme rungon avulla jo mielikuvan hankinnan soveltuvuudesta juuri omaan käyttötarkoitukseen sopivana. Hankintaohjelmassa tekniset asiat ovat selkeästi eroteltuina tarpeellisella laajuudella yksilöityinä, jolloin kaikkien tarjoajien on helppo tarjota teknisesti samaa asiaa. Hankintaohjelman runko on muokattavissa juuri omaan tarpeeseen, esimerkiksi joidenkin yksittäisten teknisien yksityiskohtien tai tarjoajien osallistumis- ja laatuvaatimuksiin perustuvien vaatimuksien osalta.
Hankintaohjelmamme säästää suuria kustannuksia, joita muuten hankinnan laatijana maksaisit hankintamateriaalin laatimisesta ulkopuolisessa insinööritoimistossa. Hankinnan julkaisu on myös paljon nopeampaa valmiin muokattavan pohjan ansiosta ja säästää paljon hankintayksiköltä aikaa.
Olemme yksi alan johtavista yrityksistä Suomessa ja kokemuksemme on erittäin laaja erilaisista hankinnoista sekä hankintamäärittelyjen laatimisesta. Samansisältöisillä hankintamateriaalirungoilla on jo toteutettu onnistuneita laite- ja palveluhankintoja siten, että tarjoajien ei ole tarvinnut esittää lisäkysymyksiä hankinnan aikana. Olemme antaneet asiakkaillemme hankintaan liittyvää teknistä tukea ja saaneet paljon positiivista palautetta hankintoihin vaikuttavista onnistuneita kokemuksista. Tästä syystä tiedämme, että pystymme auttamaan myös teitä. Hankintaohjelmamme pääset lataamaan tästä. Asiakastarinoihin ja muihin asiakkaisiimme voit tutustua referenssit-sivullamme.
